通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于上级机关对发生的问题及时进行处理。指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章、制度等。指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文。指向所属上级机关陈述情况，汇报工作，提出建议，请求指示或批准的公文。指含有重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。指内容较重要并紧急，需优先迅速传递处理的公文。
(一)公文的功能
1、公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导与指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。
2、公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于上级机关对发生的问题及时进行处理。
3、公文用于发布法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。
、公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交通信息、商洽事务，在工作上取得协调与配合。
5、公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。
6、公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。
(二公文的主要类别
依据不同的标准，可从多角度对公文进行类别划分，而其中较有实用价值的有如下几种：
1、根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可分为通用公文与专用公文两类。
(1)通用公文。指党、政、军机关和人民团体、企业、事业单位和其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。
(2)专用公文指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的公文。
2、制发公文的机关根据公文传递方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
(1)上行文。指向所属上级机关发出的公文。
(2)下行文。指向所属下级机关发出的公文。
(3)平行文。指向同一组织系统或专业系统中的同级机关以及向非同一组织系统和专业系统的不相隶属的任何级别的机关发出的公文。
3、根据内容性质的差异，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等数类。
(1)规范性公文。指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章、制度等。
(2)领导指导性公文。指由领导指导机关制发的用于颁布法规、规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的公文。
(3)公布性公文。指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文。如通告、公告等。
(4)陈述呈请性公文。指向所属上级机关陈述情况，汇报工作，提出建议，请求指示或批准的公文。如请示、报告等。
(5)商洽性公文。指无传递方向限制而内容多为平等协商讨论一般事项的函件等。
(6)证明性公文。指以对某组织或个人的身份、使命、资历的介绍和对有关各方面就共同完成一个目标而需要获取和履行的权利、利益、义务、责任的规定，以及对某些事件的证实为内容，可作为专门凭据的公文。如介绍信、证明信等。
、根据公文涉及秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。
(1)对外公开的公文。指不涉及任何秘密可对国内外公之于众的公文。
(2)限国内公开的公文。指虽不涉密但不宜或不必向国外公布而只需在国内公开发布的公文。
(3)内部使用的公文。指虽不涉密，但不宜或不必对社会公开，只限在本机关、组织系统或专业系统内部使用的公文。
(4)秘密公文。指含有一般的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受损害的公文。
(5)机密公文。指含有重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。
(6)绝密公文。指含有最重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受特别严重损害的公文。
5、根据对公文处理时间方面的限制和要求，公文可分为：平件、急件、特急件三类。
(1)平件。指无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理的公文。
(2)急件。指内容较重要并紧急，需优先迅速传递处理的公文。
(3)特急件。指内容重要并特殊紧急，需打破工作常规随到随优先迅速传递处理的公文。
6、在机关内，根据来源可将公文分为收文、发文两类。
(1)收文。指本机关收到的来自外部的公文。
(2)发文。指由本机关制成发往外部的或只供内部使用的公文。