作为一名秘书，写函就是必要懂得的。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。表现在两个方面：一是行文关系灵活。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
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