秘书人员的专业知识可分为两大部分。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。
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