在正式的官方活动中：需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。在公务场合、涉外场合，坐姿一定要端正。要指出近处文件中的某行字，可以使用右手食指。表示胜利和成功时：右手食指、中指向外伸出，构成一个英文字母“V”字，用以表示胜利。运用这一手势时，一定要使掌心向外。秘书自己要处理好，在必要时也要提醒领导。弯曲食指，我国表示“9”，到了美国就成了召唤人了。
.谈话的礼仪
(1)语言与话题的选择
在对外交往中，选用的语言是有讲究的。
在正式的官方活动中：需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。
在非官方的商务活动中：可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言，或者配备翻译。
话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心.
以下的话题，是应该避开的：
①政治话题。
②个人隐私问题。
③非议他人
④庸俗下流的话题。
(2)谈话的态度
在对外交往中，我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。
在谈话态度上表现在以下几个方面：
①诚恳坦率。
②明确直率。
③坚持原则。
(3)声音与语气
在涉外工作中，秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。
所谓的适度：是以能让参加者听清而不影响其他的人为准，这样的音量相对于中国人来说是偏低的。
另外，语气很重要：
一方面语气要体现礼貌，多用谦词敬语;
另一方面，不论对方单位规模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丢失了自己的人格和国格。
(4)倾听者的礼貌
作为倾听的一方，相对比较被动。
倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。
作为倾听者，要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。
五、姿态举止的礼节
1.正确的站姿、坐姿、行姿
正确的站、坐、行姿态是其他礼节的基础，是举止正派的表现。
正确的站姿关键要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;头要正，要有向上顶的感觉，目光平视前方，双臂自然下垂;腿要并拢，脚后跟要贴紧，脚尖微微外撇。
男性的腿可以分开一点。不可以靠着墙或门框站着，这样容易让人觉得散漫、懒惰甚至不正派。从上身看，正确的行姿要基本像站立一样挺拔，重心略向前倾，双臂自然摆动，双眼目视前方，头要端正。步幅可以根据个人的身高来调整，身高腿长，步幅就大，个子矮小，步幅就小。另外，服装也影响行姿，女性穿裙装，走路忌讳八字脚、驼背含胸。
在公务场合、涉外场合，坐姿一定要端正。正确的坐姿是：
落座轻稳，坐下后不松懈。特别是坐沙发时，不能像抽去骨头似的堆在那里;双肩平正放松，两手自然放于腿上，也可以一臂弯曲放在沙发扶手上，掌心向下。
男性双腿可以分开约一拳的距离，女性腿要并拢，绝不能叉开腿坐，特别是在穿短裙时更要注意;也可以双腿斜向一方，双脚交叉，双膝靠拢。
在一般场合下，跷腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在脚尖上。在比较严肃的场合，坐椅子面积的三分之二就可以了。如果对方是很重要的客人，与之谈话时，身体可以略略向前倾，而不要靠椅子背。
2.手势的运用
适当地运用手势有助于表达自己的想法，但频率不可以过高，幅度不宜过大。在涉外场合中，还要看交往对象。
英国人较为拘谨，举止较为沉稳，幅度小;
美国人大多性格外向，手势幅度相对大。
特别需要注意的是：我们的一些习惯性的手势，在涉外场合最好不要用，以免引起误解或造成失礼。
指示的手势应该使用右手，四指并拢，大拇指自然张开来指点远处的事物或人。要指出近处文件中的某行字，可以使用右手食指。与阿拉伯国家或者印度人打交道时，一定不要使用左手做这些事情，因为他们认为左手不干净，用左手是对他人的冒犯。
表示胜利和成功时：右手食指、中指向外伸出，构成一个英文字母“V”字，用以表示胜利。运用这一手势时，一定要使掌心向外。
表示事情顺利时：有些人爱用右手的拇指和食指做成一个圈，其余三个手指伸出，表示“OK”，一切顺利，在美国可以这样示意;在日本则表示钱;而在南美洲的巴西，则表示非常下流的意思。
指点自己不要使用右手食指或者大拇指，这样会显得很粗俗。在与外宾谈话当中，若涉及自己时，可以伸出右手，手指并拢，手掌朝向身体，轻轻按在左胸前，这样既文明又显出自尊自信的内在修养。
当然手势的运用也要因人、因场合而定。秘书自己要处理好，在必要时也要提醒领导。
1)伸食指以食指指人，很多东方国家认为是不礼貌的，在西方国家则认为这是批评、嫌恶被指之人，在我国，却只是指一下罢了。弯曲食指，我国表示“9”，到了美国就成了召唤人了。竖起食指，除了像我国习惯可以表示“1”以外，法国人以此表示“请求提出问题”，缅甸人以此表示“拜托”，新加坡人以此强调重要性，在澳大利亚，却表示“再来一杯啤酒”。
2)伸拇指翘起拇指，可表赞扬之意，亦可表“为首”、“为大”。但在澳大利亚，这有恶意骂人的含义，意大利人又以此表数字“尸，而英国人则表示他想搭车。
3)其他指势竖起二指呈“V”型，我国表示“2”，英语国家表“成功”、“胜利”;但手心向内的竖起二指却是侮蔑性的。拇指食指曲成圆圈，掌心向外，再竖起另外三指，便是“OK”手势，这在美国表示同意首肯，在法国表示“o”，在印度表示正确，在泰国表示“没问题”，在日本、韩国表示金钱，在巴西表示引诱女人，在突尼斯表示傻瓜、无用。此外，表“5”以上，“10”以内的数，外国人不用一只手比划，当然也不明白我国用一只手表示的这些意思。
)左手在许多地方，人们认为左手是不干净的，因此必须以右手为尊，右手为贵。不能以左手收受礼物、递接东西，不能以左手吃饭。在印度、泰国、印尼、阿拉伯国家和一些非洲国家都如此。
5)其他动作我国年长者抚摩小孩头顶以表喜爱，而在佛教国家则万万不可。阿拉伯人喜欢触摸对方，并闻对方的气味。我国以点头表同意，摇头表否定，但在阿尔巴尼亚、保加利亚、尼泊尔等国恰好相反，点头否定，摇头才是肯定。日本人点头不表同意，只表理解，而阿拉伯国家点头只是礼貌而已。
双臂交叉置于胸前，许多地区认为既不雅观亦无含义，而斐济却以这一身姿表示对说话者的倾听和敬重。招呼饭店服务员，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，这在他们都是合乎礼仪的。
3.适当的表情
在涉外活动中，秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说，秘书是组织形象的代表，管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。
概括起来，主要有以下几种情况：
①公务注视。在公务活动中的严肃场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位。
②社交注视。在社交场合，目光应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位。
③亲密注视。这种注视适用于亲朋好友之间，或是恋人之间、夫妻之间，即目光注视对方的上半身。
场合越是严肃，目光就越是不能到处游动，越要稳定一些.
微笑的人使人感到和蔼可亲，可以信赖，让人紧张的心理为之放松，所以，国外的单位都把微笑作为雇员接待顾客的重要礼节。
能够微笑着接待来访的客人，并不容易做到，这需要经过一番训练或者磨炼才能做到，要控制自己的不良情绪，不以自己的喜好来对待客人。
.进餐礼节
(1)饮酒礼节
中餐餐桌上可以同时上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。
中餐的礼节之一是向客人劝酒敬菜，客人喝得多，主人会觉得有面子。
西餐礼节是分餐制，主宾互相敬酒，但不劝酒。主人认为客人喝多少酒是客人自己的事情，应该尊重客人的选择。这点上，充分体现了中西方文化的差异。
(2)中餐礼节
中餐最为重要的礼节是使用筷子的礼节。
有六个方面的禁忌应予以注意：
第一忌讳把筷子插在饭碗里;
第二忌讳用筷子敲打餐具;
第三忌讳吸吮筷子后再去夹菜;
第四忌讳使用自己的筷子为客人夹菜;
第五忌讳夹菜时在盘中翻检;
第六忌讳连续夹菜而不用饭。
建议在宴请外宾时，不要为他们夹菜，哪怕是使用公筷。为了表示热情友好的礼节，可以向其介绍各种菜肴的做法、口味，随其选择。
中餐的汤很烫，和西餐完全不同。汤上来之后，应该提醒外宾注意这一点。不能用嘴去吹凉或者使用勺子来回搅。放在一边稍微凉一凉即可。
(3)西餐礼节
首先，要了解西餐的“4M原则”：第一：Menu，精美的菜单;第二：Mood，迷人的气氛;第三：Music，动人的音乐;第四：Manners，优雅的礼节。西餐宴会自始至终要贯穿这"4M原则”
其次，要重点了解其中的第四个原则，即“优雅的礼节”。西餐桌前的一举一动，都有讲究的礼仪规范。现简单介绍如下。
1)入席：赴西式宴会应首先向女主人招呼握手，然后再转向男主人，这是西方的习俗，颠倒了次序是失礼的。女主人的右边是男主宾，男主人的右边则是女主宾。男宾入席时如发现左边有女宾时，应替女宾拉开椅子，待其就座后，方可自己坐下，女宾此时也应表示感谢。
西式宴会上一切以女主人的行动为准。女主人如起立迎客，或举杯祝酒，大家都应陪同起立、举杯，以示礼节。
2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后摊开餐巾或离座前收起餐巾，都要以主人为先。干杯、致词，或中途要临时离席，可将餐巾放在椅子上。宴会结束离席时，应将餐巾大致折叠一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾轻轻擦去嘴边和手上的油渍和脏物，女士要注意擦嘴时不要让口红弄脏餐巾。不能用餐巾来擦餐具和桌子。
餐巾的使用方法
当作指挥信号。西餐的一个礼节是一切听从女主人的安排.宴会开始的信息是女主人拿起餐巾，结束的信号是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。
用来保护服装。餐巾打开后对折，放于大腿上，用来保护服装。不能围在脖子上或塞在衣扣里。
餐巾只能用来擦嘴、擦手指尖，而不能用来擦脸和脖子。
3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。
刀叉不可以碰响餐具，不可以手持刀叉比比划划。
咖啡勺、茶勺只能用来搅拌，而不能用来盛咖啡或者茶来喝。刀叉是西餐中最主要的进餐用具。习惯用法是左手持叉，右手握刀。欧洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手将食指按在刀背上，用刀把食物切成小块，再用左手握的叉子叉住切下的小块食物送人口中，切下一小块吃一小块。美国式吃法稍有不同，即按上述方法将食物切成小块后，将刀斜放在盘子上，腾出右手改持叉子将小块食物送人口中，甚至可以将叉齿向上，把食物铲着送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而复始。不论哪种方式，都必须切割一块吃一块，而不能将盘中食物先全部切碎，再持叉一块接一块吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。
盘中的食物如需推移，应用刀推移，必要时可用左手持刀推移。不能转动盘子以转变食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉着进食。吃面条也是用叉，但要用叉卷起来送进口，不可挑起来吃。刀、叉等餐具用毕后，要放置于盘碟上，不能放在碗内。
刀叉取用的顺序，按上菜的顺序由外向内取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后将刀叉并排放在盘中央，刀右叉左，叉面向上，汤匙把向着自己，表示用餐完毕，服务员见了会将餐具撤走。如有事暂离餐桌，可将汤匙斜放，刀叉交叉摆放在盘中或摆成八字形搁在盘边，刀叉头均朝外，这表示还没有吃完，服务员就不会来撤去餐具。千万不要把刀叉并在一起横放在盘子上，头向左前方，刀刃对着自己或他人，这是西餐桌上的禁忌。
)就餐：西餐的菜肴由左边上，饮料由右边上。大型宴会通常由服务员用大托盘托着菜肴至宾客面前，由宾客自己取食。宾客对每一道菜多少总要取一点，放人自己的盘中，尽量不要多取吃剩。西餐的上菜顺序是：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或红茶。正式宴会的内容可能更加丰富。
因此，出席西餐时应先熟悉一下菜单，不要一上来就吃饱，接下来就无法应酬了。
5)汤：除主食外，西餐的第一道莱往往是汤。在主人拿起调羹(汤匙)以前，客人不得先动手食用。汤上来时，应用右手持汤匙，先斜斜地沉人汤碗，再由身边往前向上舀出，而不是由外向内舀汤的中式吃法。这时要注意的是汤匙不可盛得太满，不要让汤水滴下来。喝汤时，要从匙的旁边喝，不要从顶端喝。第一次舀汤宜少，先尝试温度，温度适宜时，连匙带汤一起送人口中，而不能啜，更不能啜出响声，也不能一匙汤分几口吃完。如汤的温度较高，应待它自然冷却，而不要用匙任意搅和或用口吹凉。汤匙接触碟子时，尽量不要发出声响。汤将喝完时，可用左手持汤盘向外倾斜，以便取剩在盘底的汤。有的宴会用两侧有耳的杯盛汤，这时，可用两手持杯耳，端起来喝。喝完汤，汤匙应搁在汤盘上或托汤杯的碟子上，汤匙应指向自己。
6)面包：属于主食。一般西餐中，面包在宴会开始前5分钟先摆上餐桌。但在正式宴会上，面包是等喝完汤后才开始吃的。吃面包时，不能用刀切割面包，也不可用口咬，而应用手撕成小块吃，吃一块撕一块。如果要涂牛油或果酱，不可先涂整块，再撕下来吃;而是先撕下小块放在餐碟上，再用刀把牛油或果酱涂在小块上，送人嘴中一口吃下去。不能一次只吃半口，又剩半口接着吃。不能拿自己用过的牛油刀到牛油皿或果酱皿里取牛油和果酱。
如果吃面包配汤喝，应一口面包一口汤交替着吃。撕面包时，碎屑应用碟子盛接，不要弄脏餐桌。用叉子叉着面包吃或把面包浸在汤里再捞出来吃，都是不合礼仪规范的。如果是法式面包，则可以在面包上先涂上几口都吃不完的一大片牛油或果酱，然后再撕成一块块来吃。
7)蔬菜和色拉：配制在主菜里的蔬菜都可以吃，如菜叶太大，应用刀在盘中切割，然后再用叉子送入口中。色拉用叉子铲着吃。青豆等豆子可用叉子先压扁，再用叉面舀起来吃，不要一颗一颗叉着吃。小片的番茄、芹菜条可用手拿来吃，也可用叉取食。玉米段插上牙签、木棒，可以拿起来啃，当然也可用刀叉弄下玉米粒后，再用叉舀着吃。
8)鱼、虾、海鲜
在正式的西餐宴会上，有时第一道菜可以是开胃小菜(小吃)，主要有虾、海鲜、蜗牛等。但鱼总是在汤后面上来的。吃鱼片，可持叉进食，少用刀。如吃一条完整的鱼，应先将头、尾、鳍依次切除，推在盘子一旁，再用刀将鱼身的上层肉轻轻切割成小块，再用叉子叉小块鱼肉吃。吃完鱼的上层肉，切忌翻身，应用刀叉把鱼的主骨从左侧挑起放在盘子边缘，然后再用同样方法吃另一半。要用刀叉去除鱼骨，不能用手代劳。如吃到骨头，不能用口吐出，而应先用一手掩口，再用另一手拇指自唇部取出，也可吐在叉子上再放到盘子里。如鱼盘里附带有柠檬片，可用刀叉挤汁将其汁液滴在鱼身上以去腥味。如吃贝类海鲜，应以左手持叉，刺其肉挑出来吃。如吃龙虾(一般是去头的)，应以左手持叉，叉起虾尾，右手持刀，插进尾端压住虾壳，再用叉将虾肉拖出来切食。龙虾脚可用手指撕去壳再吃，吃完后用送上的放有柠檬片或花瓣的水盂洗手指，切不可把这盂水喝了。
9)肉类：西餐中的牛排，其熟度通常分为四种：带血的、半生的、七成熟的、熟透的。如服务员问你“要几分熟的牛排”，你要一次回答正确，否则你不敢吃或让人去重烤，都是失礼的。切牛排应由外侧向内侧切，如一次未切下可再切一次，但不能像拉锯子似的来回切，也不能拉扯。切下的肉大小要适度，不要大块往嘴里塞。猪排和羊肉都要吃熟透的，吃法与牛排相同。吃烤鸡或炸鸡，也用刀叉。如果是整只的雏鸡或乳鸽，可先将它自胸部剖成两个半块，然后用叉压住，用刀割下腿肉和胸肉吃，不要去翻身。嚼肉时，双唇应合拢，不要有响声，口中食物未咽下，不要再往嘴里塞。遇有骨头，也不能吐，处理方法与吃鱼时相同。
10)甜点：吃点心要用点心匙和中号叉子。一般蛋糕和派、饼，可用叉分割成小块，较硬的可用刀切割成小块，都用叉子叉着吃，也可用叉面铲着吃。吃三角形蛋糕要从顶点一头开始吃。冰淇淋、布丁等较软的甜点，可用匙取食;如小块硬饼干，可用手取食。注意不要让蛋糕屑、奶油等沾在嘴巴边，也不要用手拿点心给别人，可用叉或刀托着送过去给别人。
(4)饮茶礼仪
茶是中国人最喜爱的一种饮料，饮茶体现的是一种文化。因此，待客以茶，不能马虎大意。要特别注意茶杯或茶碗有无破损、裂纹或茶垢。茶具以陶瓷制品为好。茶叶的品种可多一些，如绿茶、花茶、乌龙茶等，以备宾客挑选。如是外宾，一般来说美国人喜欢袋泡茶，欧洲人喜欢红茶，日本人则喜欢乌龙茶。宴会上，一般由服务员给客人上茶，客人应对服务员表示感谢。
在宴会上不应大口喝茶，甚至喝得咕咚咕咚直响，而应当慢慢地一小口一小口地品尝。遇到水面上飘浮的茶叶，可轻轻吹开，或用茶杯盖轻轻拂去，不可用手去杯里捞出茶叶来扔在桌上或地上，也不要吃茶叶。我国古时流传下来有以再三请茶作为暗示送客的做法，因此，在招待老年人和海外华人时，要注意，不能一而再、再而三地请其喝茶。
(5)、喝咖啡礼仪
欧美人都有喝咖啡的习惯，喝咖啡体现的也是一种文化。通常西餐最后一道程序是喝红茶或咖啡。如果是喝咖啡，应当要知道，盛放咖啡的杯碟都是特制的，杯耳朝向应在饮用者的右方。咖啡匙是专门用来搅咖啡的。喝咖啡时可以加入牛奶或糖，称为牛奶咖啡;也可以什么都不加，称为清咖啡。也有人喜欢在清咖啡中兑人啤酒饮用。如果在咖啡中加方糖，应当用专用的夹子，而不能用咖啡匙去取。也不要用咖啡匙去用力捣碎已放人杯中的方糖，可轻轻搅拌，促使方糖溶化，但不可以咖啡匙碰撞杯壁发出声响。
要喝咖啡时应当先把咖啡匙取出来放回咖啡碟上，千万不要用它来舀咖啡喝，这是不符合礼仪规范的。如嫌咖啡太烫，不能用嘴去吹，而应等它自然冷却，或用咖啡匙在咖啡杯内轻轻搅拌使之冷却。
喝咖啡时，应用右手食指和拇指拿咖啡杯的杯耳，左手轻轻托着咖啡碟，慢慢移向嘴边轻轻地喝，不要发出响声。不能满把抓杯，大口地喝;也不能低下头去就咖啡杯。喝完，应马上将咖啡杯放人咖啡碟中，不要让二者分开。添加咖啡时，也不要单单把咖啡杯从碟中拿起来，应连碟一起拿。
(6)吃水果礼仪
在宴会上，一般都要请客人吃水果。非正式宴会，吃水果可随便些，而正式宴会上，吃水果就要讲究礼仪了。通常水果应预备几种，以便使客人有一个选择的余地。洗净后的水果装在盘内端上来时，应备好清洁的水果刀或成套的水果餐具。不要主动为客人削、剥水果，也不要拿着削好、剥好的水果硬送给客人吃，这样做既不卫生，又不礼貌。现在为方便大家，宴会上通常是端上事先去皮切块的水果，如西瓜、哈密瓜、香瓜、苹果、梨、菠萝等，上插牙签，以便大家用牙签戳着吃。草莓类可洗净放于盘中，用匙或叉取食。甜橙可洗净后带皮切块装盘，客人可用手拿来吃，吃完，把皮放人果皮盆。西餐中吃葡萄不可整串拎起来吃，而应用手一颗一颗揪下来吃，而且西方人习惯连葡萄子吞吃。如果不习惯吞子，那也不能直接吐在桌上，而应用手遮口，把果核吐在手中或匙中，再放到果皮盆里。吃水果应一小口一小口地吃，不要一下子把嘴塞满，也不能边吃边谈，更不能将果皮果核乱吐乱扔。西餐中，吃核桃一类坚果时，不能放在嘴里直接用牙咬，而应当用专用的核桃锤把果壳敲开，再用专用的夹子取食。
西餐在吃水果前，通常要送上洗手钵(nnge卜bowl)，水面上常撒有花瓣，专供洗手用。但要注意，千万不能把整个手伸进去洗，只能洗手指尖。洗毕，用餐巾擦干手，再吃水果。同样，吃完水果，也应当先洗手指，再用餐巾擦干，而不能未洗手指就用餐巾擦。
最后要注意的是，不论是中餐还是西餐，如果不慎将菜汁、汤汁、水果汁、茶水、酒水、咖啡溅到邻座身上，应立即道歉，并协助对方擦干;如果对方是女性，则不宜帮着擦，而应递上干净的餐巾或手帕，由她自己擦。
(7)处理意外的方法
餐桌上时常会有尴尬的事发生，要冷静处理，才不会扩大消极影响。
碰撒酒水、菜汤之类，当事人不要慌，先用餐巾吸干酒水，或叫服务员帮忙。坐在旁边的人可拿自己的餐巾给他擦拭，坐在远处的人最好装作没看见，以减少当事人的不安和尴尬。
筷子等餐具掉在地上不必捡起来，请服务员再拿一副即可。
如果不慎吃进烫嘴的食物，赶快拿起水杯喝一口饮料，实在不行就吐在餐巾里。
(8)席间禁忌
咳嗽、打喷嚏、打饱嗝等，都属于不应该发出的声音，最好控制住。
咳嗽、打喷嚏时，要立即用餐巾纸捂住嘴，把脸侧向一旁，并向旁边人道歉。
吃饭时不要咀嚼出声，闭上嘴咀嚼就可以避免此类情况.
不要只顾自己埋头吃饭，不与旁边的人交谈，而要与两旁的人有交流。
不要一边嚼饭一边与人交谈，要把饭咽下去再说。
不要大声喧哗，不顾旁边的人。
不要当众剔牙、补妆、伸懒腰。