及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。
一、秘书长职责：
1、是学生会的一员，参与对学生会的管理工作，对学生会负责。协助团总支学生会对各个部门的工作做好相关协调工作;
2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督，做好承上启下的工作;并及时做好每次活动的登记;
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副秘书长进行沟通交流;
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动;
5、负责我系每周团总支学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理;
6、负责国际贸易系团总支学生会物品采购的统一管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。
二、副秘书长职责：
1、直接对团总支学生会负责，接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流;
面负责秘书处内部工作，协调干事之间的关系，在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。
3、负责部内各组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部员的表现进行评估考核。
4、主管部内人事，负责部内成员的档案和活动资料的管理。
5、注意发现和培养优秀部员，关注他(她)们的进步，为他(她)们的发展创造必要的条件和环境。
6、审核整理国际贸易系所有活动通讯，并做好记录。
三、干事职责：
1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识;
2、团结协助，注重团队协作精神;
3、始终保持着对工作的热情;
4、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果;
5、负责与各部门的联系，于每周五将本周通讯发送至副部长邮箱;
6、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。