会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单。通知单上附会议通知回执，确定最终的与会人数，以便合理安排食宿。所以会中阶段会务工作的关键是协助与控制。在各部分之间分工明确各负其责的同时，还必须密切配合，通力协作，以确保步调一致，提高工作效率。
作为承担一个单位各部门协调枢纽职能的办公室，其重要性显而易见。它沟通上下、衔接左右、联系内外，推动单位各部门之间工作相互配合，其工作效率和服务质量的高低直接影响到单位的改革发展。办公室秘书是办公室工作内容的执行者。作为办公室秘书，应该始终将全面提升工作效率和服务质量作为工作宗旨，以适应单位改革发展的新形势新任务，维护单位改革发展大局，保障科研创新任务的实现。会务工作是办公室秘书的主要工作职责，它要求秘书人员必须具备出色的组织协调能力。笔者现结合实践工作经验，就如何做好办公室会务工作这一课题作简要阐述。
1办公室会务工作概述
会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。开展会务工作，一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。
会议的级别和内容决定着会务工作的繁简程度。也就是说，等级越高、内容越重要的回忆，所涉及的会务工作越繁重。小型会议只须做好会议时间、议题的前期通知和会中记录即可，会务工作较为简单;与会人数较少的决策性会议比较重要，一定要按部就班的进行组织和协调;大型会议，会务内容繁重，要求专设工作组提前进行组织和协调工作。
2办公室会务工作流程
为了进一步搞好办公室会务工作，笔者现结合办公室会务工作特点，提出五方面要求。
一是要进一步明确责任分工，确保工作任务分解落实到位;
二是要进一步加强沟通交流，做到相互补台、相互提醒;
三是要进一步提高思想认识，办公室工作无小事，考虑问题必须更加周到、更加细致;
四是要进一步规范工作程序，确保各项工作规范化、制度化;
五是要进一步增强担当意识，切实提高办公室“三服务”的能力和水平。具体来讲，应该稳步落实会前准备、会中协调以及会后总结工作。
2.1会前筹措，精心准备
要做好会务工作必须有目标、有计划，准备充分。会务工作的成效，主要取决于前期准备是否细致。
首先，应该协助领导拟定会议议题。
其次，根据预算合理安排经费。比如场地、设备、会议用品、资料、食宿、交通等。
第三，制定会议议程、日程。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格形式。一定要做到明确、具体、准确。让与会者一目了然。
第四，做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员。
第五，做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单。发送通知时，要落实到位。建议将会议场地、与会时间、参加人等项目列一清单，根据清单项目一一落实场地准备工作和通知事由。通知单上附会议通知回执，确定最终的与会人数，以便合理安排食宿。
第六，提前准备会议材料。会议材料通常涉及领导的演讲稿、总结性的材料、会议报告等，尽量提前给领导修改、审稿。另外，应该做好会议文件材料的复制及分装工作。
第七，做好会场布置。主要包括主席台的设置、座次安排，会议用品的准备(桌椅、茶具、音响设备、照明、通讯、摄影器材等)都要提前备好。只有做好会前的准备工作才能保证会议的顺利召开。
2.2会中协调，做好组织管理服务
做好会议行政事务性工作。主要包括与会人员的接送、交通、食宿安排、后勤保障等工作，要落实责任到人。
①做好会议的报到、签到工作，礼貌热情的接待与会人员;并对报到人员的电话联系方式进行详细登记，以备随时取得联系;将发放的材料准备充分，发送给与会人员。
②做好会议的记录工作，秘书人员在做好会议原始记录的同时，建议进行现场录音或录像，以免遗漏重要内容。
③注意会场内外的保卫与工作，包括会场秩序的维护等。这些都是会务人员在会务工作中需要注意的事项。所以会中阶段会务工作的关键是协助与控制。
2.3会后及时总结整理
会后，会务人员送别参会人员，清场后结算经费，整理会议资料并及时把信息反馈给领导。这些工作处理的好坏直接关系到会议的质量。所以会务人员既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、应对办事的组织者。在各部分之间分工明确各负其责的同时，还必须密切配合，通力协作，以确保步调一致，提高工作效率。
3结语
总之，做好会前、会中、会后的准备、安排与落实是保证会议成功的前提，实行集中统一领导、密切协作、相互配合、步调一致，才能确保把会务工作组织好，使会议高质量、高效率取得圆满成功。