各级机关、人民团体、企事业单位要经常召开会议，交流情况，研究问题，布置工作等，对会议的情况、精神作归纳整理，将决策意见记载下来，这就形成了会议纪要。正文的主体部分包括会议的情况、作出的决定，还要概括出会议的主要精神。结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。这种写法，适合会期短、研究事项较单纯的办公会议纪要。这种写法适用于大型、专题会议纪要。
1.标题
会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“XX会议纪要”;也有的采用双标题形式，正标题概括会议主要精神，副标题由会议名称和文种构成。
2.正文
正文开头一般概述会议情况，包括会议召开的目的、根据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。正文的主体部分包括会议的情况、作出的决定，还要概括出会议的主要精神。结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。
正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。分项式写法是把会议概况、议题、决定事项等内容，分项排列，使人一目了然。这种写法，适合会期短、研究事项较单纯的办公会议纪要。总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。由于议定的事项较多，经归纳概括#，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“XX说”、“XX认为”等。这种写法适用于大型、专题会议纪要。