基层单位，如乡政府、镇政府、连队称“文书”;县、团以上机关和大中型企业则称“秘书”;法院、检察院内则有“书记员”。秘书的地位、级别、待遇，一般也高于文书。英国政府机关的秘书被分为四个级别：行政级、执行级、文书级、助理文书级。前两级为高级秘书，可担任秘书长、秘书处长等行政长官，后两级为中、初级文秘工作人员。
虽然文秘和文员听起来差不多，但是，两者之间的区别还是很大的。文秘可以是文员，但是文员就不一定是文秘!为什么呢?具体请看介绍。
文员：
“文”者，指“文书”，也指“文员”，是由来已久的，有根据的。在我国，20世纪70年代以前，在政府机关以及军队内帮助上司处理文书、事务的工作人员就有两个正式职称mdash;mdash;“秘书”和“文书”。基层单位，如乡政府、镇政府、连队称“文书”(文书工作人员，即文员);县、团以上机关和大中型企业则称“秘书”;法院、检察院内则有“书记员”(相当于“文书”、“文员”)。“秘书”与“文书”(文员)除了任职机关、企业不同之外，工作职能虽然有相容之处，但也有些区别。“文书”(文员)主要做记录、打字、文书制作、管理工作，兼做接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。
秘书：
“秘书”则除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务，如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等等。即所谓“既要参与政务，又要管理事务”。秘书的地位、级别、待遇，一般也高于文书。还有一点重要区别就是：“文书”(文员)都在办公室工作，是集体为机关、企业，为领导服务，而“秘书”中有一部分人专门为某个领导、上司服务，所以有“私人秘书”，却没有“私人文员”。
20世纪80年代之后，“秘书”和“文书”(文员)都被统称为“秘书人员”了。但是，在我国北方，在很多机关、企业，甚至一些中央首长仍习惯地称“文秘工作”、“文秘人员”。
西方国家也有类似的情况，如美国企业界，把打字员、接待员、录音员、复印员、文书制作、管理员等办公室内单纯技术性操作人员统称为“文员”;而把“文书、事务、一般管理”(三合一)的人员才称为“秘书”。英国政府机关的秘书被分为四个级别：行政级、执行级、文书级、助理文书级。前两级为高级秘书，可担任秘书长、秘书处长等行政长官，后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家和地区(包括加拿大、澳大利亚、新加坡、回归前的香港等等)规定：高中毕业生经过一年左右的专业培训，通过打字、速记、办公室事务、人际关系等5门基础课程考试，即可担任“文员”，而经过ICSA(TheInstituteofCharteredSecretariesandAdministrators)等权威机关系统培训，取得17门专业课程的及格证书，并有5年以上文员工作经历的人员，才能担任正式秘书。
所以为什么说文秘就是文员，而文员却不一定是文秘。这就是两者之间的区别!