自制收据有时候欠缺“合法”性，所以一般不能据以入账。也就是说，企业在采购及经营活动中应该取得发票，否则不得入账。增值税已经成为中国最主要的税种之一，增值税的收入占中国全部税收的60%以上，是最大的税种。进口环节的增值税由海关负责征收，税收收入全部为中央财政收入。纳税人如果以其他单据或白条代替发票，则属于违反发票管理法规的行为。
根据《中华人民共和国发票管理办法》第三条、第二十条、第二十五条规定，发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证，是合法的凭证。
至于入账方面，收据可不可以入账，有些人听了，斩钉截铁地说“不可以!”其实，这样的回答是片面的。说收据可以入账或者不可以入账都是以偏概全。在一些情况下，收据是可以入账的，但是在另外一些情况下，收据是不可以入账的，要具体情况区分对待。
审计审查时，对于原始凭证的票据，一般依据的是“合理”、“合法”两条，而税务机关的依据就只有合法一条，当然，对于一些金额较小的开支，如果合情理，一些地方的税务机关也是不会追究的，比如企业饭堂在自由市场采购的一些菜品，这些小额开支是不大可能取得发票的。自制收据有时候欠缺“合法”性，所以一般不能据以入账。
一般来说，收据可以用在企业内部的与经营无关的往来款项的凭证，对于外部的支出，如果要进入成本费用的，原则上是必须要有发票的，但是，如果是在一些行政部门交纳管理费用，有时候对方开具的是财政统一印制的行政事业单位专用收据，这种收据是可以入账的，比如一些地方的会计人员后续培训是由当地财政举办的，财政局举办的培训收费，开具的就是这种收据，企业可以依据入账，还有一些企业收取的手续费，开具的是统一制定的收据，如到邮政甚至一些银行进行转账支付，其收取的手续费所开具的票据就是专用专制的收据，是可以入账的。如果企业对外发生的一般经济业务，取得收据一般是无效的，如果据以入账，进入了成本费用的话，税务部门查到后，要调整增加应纳税所得额征收企业所得税甚至追加罚款。但是，对外的经济业务中，有一些业务由于不符合发票开具的条件而不能开具发票的，可以开具收据入账，比如支付的合同违约金等。
修改后的《中华人民共和国发票管理办法》作出如下规定：“第十九条销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。第二十条所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。第二十一条不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。”收据不能入账的理解应该是从此而来。
从经上规定可以看出“所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。”也就是说，企业在采购及经营活动中应该取得发票，否则不得入账。
凡涉及损益的项目，必须取得正式发票，否则不能所得税税前列入(也就是常说的不能入账)，这一点比较容易理解，所有费用均需要发票，所有采购(最后要转入生产成本、销售成本)也需要取得发票;其次涉及资产增加的项目也需要取得正式发票，比如原料采购、进货需要正式发票，再比如购买机器设备带来资产的增加，从长期看固定资产通过折旧的形式进入费用，所得税税前抵扣，也需要取得正式发票，同理无形资产、长期待摊费用等均需取得发票。其他方面收据是可以记账的，比如付款业务：某公司一次性购入100万元商品，第一次付款50万元，第二次付款50万元。第二次的付款已没有发票作为原始凭证了，这时候收据是可以作为原始凭证的。
收据能不能入账，实际是能不能企业所得税税前列支的问题，如果确实无法取得正式发票，收据也可以作为原始凭证记账，但不能税前列支，在申报企业所得税时予以剔除。增值税是对销售货物或者提供加工、修理修配劳务以及进口货物的单位和个人就其实现的增值额征收的一个税种。中国自1979年开始试行增值税，现行的增值税制度是以1993年12月13日国务院颁布的国务院令第134号《中华人民共和国增值税暂行条例》为基础的。增值税已经成为中国最主要的税种之一，增值税的收入占中国全部税收的60%以上，是最大的税种。增值税由国家税务局负责征收，税收收入中75%为中央财政收入，25%为地方收入。进口环节的增值税由海关负责征收，税收收入全部为中央财政收入。
增值税发票分普通发票和专用发票一般纳税人都要以开具，而小规模纳税人以及个体户没有资格开具增值税专用发票，两者的税率都是17%，区别只是在于开具的对象不同而已。增值税专用发票是对一般纳税人填开的，而增值税普通发票是对除一般纳税人以外的小规模纳税人、个体户及其他行业，比如建筑、运输、房地产、服务业、交通企业等开具的，一般纳税人对上述这些企业或个体不能开具增值税专用发票，只允许开具增值税普通发票，增值税普通发票就是过去的货物销售的普通发票，上面有税额更便于销售企业记账及税额的计算，方便了一般纳税人及税务机关。
另外要注意的是，普通发票所有的增值税纳税人都可以使用，而专用发票只有一般纳税人可以使用。如果你的企业是一般纳税人，那么如果在进货时所取得的发票，属于增值税专用发票的可以用于抵口税款，而取得增值税普通发票则不能确认进项税额，也不能进行抵扣。
发票与收据的区别是什么
发票是基于经营性活动收付款项证明资金所有权转移的收付款凭证，这类凭证记载的内容主要是商品购销，提供接受服务等经营性活动的原始状况，是税务管理和会计核算的合法凭证，由税务机关监制并管理。
行政性收费收款收据是基于行政管理活动收付款项的收付款凭证，其所记载的收付款项属于财政性收支范畴，如执法机关的罚没款项、司法机关的诉讼费用、行政管理机关颁发执照、许可证等收取的登记、许可费等，此类凭证与税收管理没有直接联系，该类收据由财政部门监制并管理。
其他收据是使用单位基于内部经营管理和财务管理的需要，划分单位内部门和个人经济责任的内部结算凭证，这类凭证使用范围有很大的局限性(仅限于单位内部使用)。与税收管理无直接联系。
因此，每个公民和单位在购销商品、提供或者接收服务以及从事其他经营活动时，必须开具或取得发票。纳税人如果以其他单据或白条代替发票，则属于违反发票管理法规的行为。